ITB/2022/44226 Contratación de Servicios de Digitalización de Expedientes Laborales del Ministerio de Educación de Nicaragua (MINED)
UNOPS
ITB/2022/44226 Contratación de Servicios de Digitalización de Expedientes Laborales del Ministerio de Educación de Nicaragua (MINED)
Invitation to bid
Reference:
ITB/2022/44226
Beneficiary countries or territories:
Multiple destinations (see 'Countries' tab below)
Registration level:
Basic
Published on:
17-Nov-2022
Deadline on:
16-Dec-2022 22:00 (GMT 0.00)
Description
Descripción de la licitación: Contratación de Servicios de Digitalización de Expedientes Laborales del MINED
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NOTA IMPORTANTE: Los proveedores interesados deben responder a esta licitación usando el sistema eSourcing de UNOPS, a través del portal de UNGM. Para poder acceder a la totalidad de los detalles de las licitaciones de UNOPS, solicitar clarificaciones sobre la licitación, y presentar una respuesta a través del sistema, los proveedores deben estar inscritos en UNGM como proveedores de UNOPS y estar conectados en UNGM. Como documentos de orientación sobre cómo inscribirse en UNGM y cómo responder a los anuncios de UNOPS en el sistema eSourcing, consulte la guía de usuario y los demás recursos disponibles en: https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides
¿Está interesado en mejorar su conocimiento sobre lo que UNOPS adquiere, cómo lo hace y cómo convertirse en proveedor para nuestra organización? Obtenga más información sobre nuestro curso en línea gratuito sobre "¿Cómo convertirse en proveedor de UNOPS?" aquí.
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NOTA IMPORTANTE: Los proveedores interesados deben responder a esta licitación usando el sistema eSourcing de UNOPS, a través del portal de UNGM. Para poder acceder a la totalidad de los detalles de las licitaciones de UNOPS, solicitar clarificaciones sobre la licitación, y presentar una respuesta a través del sistema, los proveedores deben estar inscritos en UNGM como proveedores de UNOPS y estar conectados en UNGM. Como documentos de orientación sobre cómo inscribirse en UNGM y cómo responder a los anuncios de UNOPS en el sistema eSourcing, consulte la guía de usuario y los demás recursos disponibles en: https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides
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This tender has been posted through the UNOPS eSourcing system. / Cet avis a été publié au moyen du système eSourcing de l'UNOPS. / Esta licitación ha sido publicada usando el sistema eSourcing de UNOPS. Vendor Guide / Guide pour Fournisseurs / Guíra para Proveedores: https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides
First name:
N/A
Surname:
N/A
This procurement opportunity integrates considerations for at least one sustainability indicator. However, it does not meet the requirements to be considered sustainable.
Gender issues
Social
The tender contains sustainability considerations addressing gender equality and women's empowerment.
Examples:
Gender mainstreaming, targeted employment of women, promotion of women-owned businesses.
| Link | Description | |
|---|---|---|
| https://esourcing.unops.org/#/Help/Guides | UNOPS eSourcing – Vendor guide and other system resources / Guide pour fournisseurs et autres ressources sur le système / Guía para proveedores y otros recursos sobre el sistema |
81112005
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Document scanning service
New clarification added: PREGUNTA 13CONSULTA 10: Sección III: Anexos de la Oferta (pág. 1) "Se exige de los licitantes que completen los presentes formularios, lo firmen y lo presenten como parte de su oferta ..."¿Estos Anexos serán entregados en físico en las oficinas de la UNOPS, enviados por correo o se entregarán digitalizados por medio de eSourcing?CONSULTA 13No se debe entragar en físico, ni por correo electró ningún documento que sea parte de la oferta. Todos los Anexos a devolver (formualrios y documentación soporte) se envían por medio de la plataforma eSourcing, que es la plataforma oficial de UNOPS.
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07-Dec-2022 00:04
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New clarification added: PREGUNTA 12El costo del proyecto depende de la cantidad de imágenes convertidas, la Empresa, establece un costo por imágen que incluye todos sus costos. De la multiplicación simple entre la cantidad de imágenes cargadas al gestor documental y el costo unitario establecido se obtiene el costo parcial/final del proyecto..Solicitamos reformular la forma de pago, de tal manera que el porcentaje que deba pagarse por los productos 3, 4 y 5 sea mensual y proporcional a la conversión de documentos digitales cargados al gestor documental.RESPUESTA 12Las actividades a realizar tanto en el producto 3 (escaneo de imágenes) como el 5 (validación del área de procesos y tecnológica) se mantienen de acuerdo a la indicado en el número 11 de la Sección II. Lo que se modifica es la secuencia de la forma de pago: se realizaran dos desembolsos tomando en consideración los avances del escaneo de imágenes (paroducto 3) y carga e indexación en Docushare (producto 4), actividades que podrían realizar de manera paralela. Ver enmienda I númeral 11 Programación de Pagos.
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06-Dec-2022 23:58
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New clarification added: PREGUNTA 10 Los doce (12) m2 de espacio físico aportados por el cliente permiten manejar un volumen de cajas dentro equivalentes a dos (2) ó máximo tres (3) días de trabajo, el flujo de documentación debe ser fluido, una entrega masiva requiere de mas espacio físico para administrarla.¿Es factible acceder a una superficie de trabajo mayor en caso de que nos veamos obligados a manejar mas documentos fisicos que lo habitual?RESPUESTA 10El espacio disponible por el MINED es el indicado en las especificaciones técnicas (12 metros cuadrados), el proveedor deberá implementar mecanismo que permitan el flujo eficiente y ágil de los documentos para optimizar el aprovechamiento del espacio disponible.
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06-Dec-2022 23:50
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New clarification added: PREGUNTA 9 (pág. 7.) Para cada uno de las personas propuestas en el personal clave, la Empresa deberá incluir en su oferta copia de las hojas de vida profesionales con sus respectivos documentos soportes, tales como copia de título, cédula de identidad, constancias laborales o cualquier otro documento que acredite su experiencia profesional.Sometemos a su consideración reformular este requerimiento 1- esté párrafo aplica a todo el personal aportado al proyecto, 2- La mayoría del personal realiza trabajos manuales y repetitivos, el tedio frustra a ingenieros, administradores, etc, se encarece el proyecto y no aporta valor adicional. Por esta razón solicitamos sea reformulada esta parte del párrafo, de otra manera, el no cumplir este requerimiento sea causal de desalificación o una menor calificación.RESPUESTA 9Para cada una de las personas propuestas en el personal clave, la empresa deberá incluir en su oferta copia de hoja de vida con sus respectivos documentos soportes, como título (cuando aplique), cédula de identidad, constancias laborales o cualquier otro documento que acredite su experiencia profesional. Ver Enmienda 1, Sección III Anexos de Oferta a devolver, se modifica la nota final del formulario: Anexo G: Modelo de Currículum Vitae del personal clave propuesto.
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06-Dec-2022 23:45
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New clarification added: PREGUNTA 8Inspector de la Calidad (1): "... Con título universitario en carreras administrativas, TIC, industrial y/o afines."Solicitamos eliminar esta parte, 1- Es una acción mecánica realizada por una persona perspicaz que no requiere de otros conocimientos para realizarla con éxito. 2- No aporta valor adicional, en vez de esto debe primar la experiencia. 3- Vuelve mas costoso el proyecto. Por esta razón pedimos eliminar esta parte del párrafo, de otra manera, el no cumplir este requerimiento sea causal de desalificación o una menor calificación.Este mismo se destaca en CRITERIOS DE EVALUACION.RESPUESTA 8Se ha modificado este requerimiento, Ver Enmienda 1 que indica:Inspector de la Calidad (1): Persona con al menos dos (2) años de experiencia en la verificación del control de calidad de documentos digitalizados y con título universitario en carreras administrativas, TIC, industrial y/o afines. En caso de no contar con el título universitario este se podrá convalidar por 5 años de experiencia en verificación del control de calidad de documentos digitalizados .Presentar documentación (constancias de trabajo) que evidencie la experiencia requerida.
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06-Dec-2022 23:36
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New clarification added: PREGUNTA 7Operadores (al menos 4): "...Grado técnico en carreras afines a informática, administración u otras o equivalente a 2 años de experiencia."Solicitamos eliminar lo concerniente a "Grado técnico en carreras afines a informática, administración u otras o equivalente a 2 años de experiencia". 1- El recibir, ordenar, depurar, foliar, escanear, indexar y cargar son trabajos de índole manual y mecánica, no requiere de un grado técnico en informática, etc. 2- No aporta valor adicional. 3- Encarece el costo del proyecto. Por estas razones pedimos eliminar esta parte del párrafo, de otra manera, el no cumplimiento de este requerimiento sea causal de desalificación o una menor calificación.Este mismo se destaca en CRITERIOS DE EVALUACION.RESPUESTA 7Se ha modificado este requerimiento, Ver Enmienda 1 que indica:Operadores (al menos 4): Personal con experiencia de al menos un año en manejo y escaneo de documentos con grado técnico en carreras afines a informática, administración u otras. En caso de no contar con el grado técnico se puede convalidar por 4 años de experiencia en manejo y escaneo de documentos. Presentar documentación (constancias de trabajo) que evidencie la experiencia requerida.Presentar documentación (constancias de trabajo) que evidencie la experiencia requerida.
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06-Dec-2022 23:31
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New clarification added: PREGUNTA 6Analista (1) : Persona con al menos dos (2) años de experiencia en la administración y/o configuración de la plataforma de gestión documental existente en el MINED (DocuShare). Con título universitario en carrera afín a las Tecnologías de la Información y Comunicación TIC, además debe contar con los siguientes cursos:Xerox DocuShare 7 Basic Administrator Training, oXerox Docushare 7 Analyst Training, o5 años de experiencia en la administración y configuración de la plataforma DocuShare (presentar constancia de trabajo).Presentar documentos de soporte donde sea comprobable.Solicitamos reformular el perfil, 1- hay una contradicción entre el primer párrafo "Persona con al menos dos (2) años de experiencia en la administración ..." y el tercer punto "5 años de experiencia en la administración... ". 2- La forma como está redactado es ambiguo, no deja claro si el analista debe haber trabajado para MINED con DocuShare o debe conocer esta herramienta. 3- Los cursos mencionados sólamente están disponibles bajo aprobación de XEROX representados por PBS. 4- Al tratarse de un "Servicio de Digitalización" se debería redundar en presentar evidencia de la experiencia de la empresa en este tipo de proyectos, por lo que solicitamos eliminar el requerimiento o que el no cumplirlo sea causal de descalificación o una calificación inferior.Este mismo se destaca en CRITERIOS DE EVALUACION.RESPUESTA 6Se ha modificado este requerimiento, Ver Enmienda 1 que indica:Analista: Persona con al menos tres (3) años de experiencia en la administración y/o configuración de la plataforma de gestión documental utilizando el aplicativo DocuShare, ya existente en el MINED . Con título universitario en carrera afín a las Tecnologías de la Información y Comunicación TIC, además debe contar con lo siguiente:Xerox DocuShare 7 Basic Administrator Training, o Xerox Docushare 7 Analyst Training, o tres (3) años e experiencia en la administración y configuración de la plataforma DocuShare (presentar constancia de trabajo).Pregunta 1: Se corrige debe ser con al menos tres (3) de experiencia en ambosPregunta 2: Se refiere a dominio de la herramientaPregunta 3: Los cursos no son mandatorios, razón por la cual se ha indicado tambien lo siguiente: o tres (3) años de experiencia en la administración y configuración de la plataforma DocuShare (presentar constancia de trabajo).Pregunta 4: Se mantiene el requerimiento de presentar evidencia de la experiencia de este personaL
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06-Dec-2022 23:15
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New clarification added: PREGUNTA 5Supervisor del proyecto (1): Persona con al menos tres (3) años de experiencia en liderar equipos de trabajo en reproducción de documentos y/o otros procesos similares, con título universitario en carreras administrativas, TIC, industrial y/o afines.Solicitamos reformular este requerimiento: 1- Se trata de un Servicio de Digitalización, no reproducción de documentos, 2- De acuerdo a nuestra experiencia, no es necesario un ingeniero o técnico especializado cuando procesos y funciones están definidos y no se requiere crear algo nuevo, sólo realizar operaciones aritméticas sencillas. 3- Debería especificar: a) su manejo y administración eficiente del personal a su cargo, b) seguimiento de cada paso de la digitalización, c) elaboración de informes y d) desde luego experiencia en estos procesos.Lo mismo aparece en CRITERIOS DE EVALUACION.RESPUESTA 5Se ha modificado este requerimiento, Ver Enmienda 1 que indica:Supervisor del proyecto (1): Persona con al menos tres (3) años de experiencia en liderar equipos de trabajo en escaneo y digitalización de documentos y/o otros procesos similares, así como en actividades de seguimiento, monitoreo y control, título universitario en carreras administrativas, TIC, industrial y/o afines. El título universitario puede ser convalidado por 5 años mínimos de experiencia en : a) manejo y administración eficiente del personal a su cargo, b) seguimiento y control en procesos de escaneo y digitalización, c) actividades de seguimiento, monitoreo y controlPresentar documentación (constancias de trabajo) que evidencie la experiencia requerida
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06-Dec-2022 22:58
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New clarification added: PREGUNTA 4PERFIL Y EXPERIENCIA (pág. 6) - Empresa con experiencia en el campo de reproducción de documentación.Solicitamos eliminar este requisito, puesto que se trata de un "Servicio de Digitalización de Expedientes".RESPUESTA 4Se ha modificado este requerimiento, Ver Enmienda 1 que indica: Empresa con experiencia en el campo de escaneo y digitalización de documentos.
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06-Dec-2022 22:22
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New amendment added #1: Estimados Licitantes:En relación a la Licitación ITB/2022/44226 para la “Contratación de Servicios Digitalización de Expedientes Laborales” hacemos del conocimiento de ustedes de la Enmienda No. 1, tal como se detalla a continuación:Se modifica:Fecha límite para presentar ofertas: 16 de diciembre de 2022 antes de las 22:00 UTC equivalente a las 4:00 pm (hora de Nicaragua)Fecha límite para aclaraciones: 09 de diciembre de 2022 antes de las 23:00 UTC equivalente a las 5:00 pm (hora de Nicaragua).Fecha de adjudicación prevista: 12 de enero de 2023Numeral 5 Perfil y Experiencia y criterios del Personal Clave de la Lista de RequerimientosNumeral 11 Programación de pagos de la LIsta de Requerimientos, se modifica la secuencia de la forma de pago de la siguiente manera: se realizarán dos desembolsos tomando en consideración los avances del escaneo de imágenes (producto 3) y carga e indexación en ocushare (producto 4), actividades que podrían realizar de manera paralela.La nota final del formulario: Anexo G: Modelo de Currículum Vitae del personal clave propuesto. Criterios de calificación de la Empresa con experiencia en el campo de escaneo y digitalización de documentos gestión DocumentalCriterios de evaluación del personal claveSe ha incluido la Ayuda Memoria de la Reunión Previa y el anexo correspondiente.Tomando en consideración esta enmienda y las emitidas a la fecha, el resto del documento de licitación permanece sin cambios.Lo anterior se puede verificar en: Plataforma eSourcing en:INFORMACIÓN SOBRE EL ANUNCIO” / “DETALLES DEL ANUNCIO”INFORMACIÓN SOBRE EL ANUNCIO” / “DOCUMENTOS”INFORMACIÓN SOBRE EL ANUNCIO” / “CRITERIOS”
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06-Dec-2022 17:33
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New clarification added: PREGUNTA 2En la página 8 de la seccion "Por parte del Contratista" en el punto 3 , el proveedor debera facilitará entre otro folders , cajas , fasteners. Favor aclarar si los expedientes se regresarán en un nuevo folder, cajas y fasteners?RESPUESTA 2Los folders dónde se guardarán los expedientes los brindará el MINED, pero puede ser necesaria la utilización de otros folders para guardar la documentación que se separe de la parte que se va a escanear.
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25-Nov-2022 23:53
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New clarification added: PREGUNTA 1En la página 4 de la Seccion II Lista de Requerimientos, Producto:3 Informe de Escaneo de imagenes, En el numeral 6 , favor aclarar si " Pegar la codificacion al folder del expediente " es colocar la codificacion es etiquetas adhesiva en cada expediente?RESPUESTA 1Es correcto, se refiere a pegar en cada expediente el código con una etiqueta adhesiva y a su vez escrita dentro de la carpeta del expediente garantizando asì que este código permanezca siempre en el expediente.
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25-Nov-2022 23:50
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