ACUERDO A LARGO PLAZO (LTA) CON EMPRESAS ESPECIALIZADAS EN SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

SOLICITUD DE PROPUESTA DE SERVICIOS (LRPS)

ACUERDO A LARGO PLAZO (LTA) CON EMPRESAS ESPECIALIZADAS EN SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

 

PARTE I - INFORMACION

ANTECEDENTES Y CONTEXTO

UNICEF se encuentra ejecutando su ciclo de cooperación para el periodo 2021-2026 (CPD), y sus prioridades requieren de un acompañamiento permanente de la unidad de comunicación y de la elaboración de productos, materiales y acciones de comunicación que contribuyan a los resultados del programa. Asimismo, el Sistema de Naciones Unidas (SNU) en Panamá cuenta con un marco de cooperación para el desarrollo sostenible paraguas para la actuación de todas las agencias, fondos y programas. La comunicación y abogacía son facilitadores para el cumplimiento de las metas de desarrollo que el país ha acordado mediante el CPD.

Para alcanzar estas metas, la oficina de UNICEF y demás agencias del Sistema de Naciones Unidas (SNU) en Panamá requerirán de empresas que brinden asistencia técnica en diversas áreas de la comunicación, publicidad, marketing y organización de eventos que puedan responder a las necesidades que surjan a partir de la fecha de firma de los contratos y por periodo de tres años (2026 - 2028), de manera ágil, permitiéndoles avanzar en las metas de comunicación, abogacía y movilización que nos hemos propuesto tanto en el trabajo con las autoridades nacionales, autoridades locales, contrapartes de la sociedad civil, aliados del sector privado, universidades y otros.

A través de estos términos de referencia se convoca a empresas especializadas en servicios de alimentos y bebidas, a que presenten sus propuestas con miras a la firma de un acuerdo a largo plazo (Long Term Agreement –LTA) con UNICEF que también estará disponible para otras agencias del SNU.

Este LTA permitirá no sólo hacer más eficientes los procesos administrativos y de contratación, sino también facilitar y fortalecer el trabajo de los oficiales y especialistas de las diversas áreas, ya que al establecer acuerdos de largo plazo con ciertos proveedores estos aprenden más sobre el trabajo de UNICEF y la ONU, acortando la curva de aprendizaje en cada proyecto, permitiendo contar con productos de mejor calidad, de manera más ágil, que responden mejor a las necesidades de las acciones de comunicación y abogacía.

La/s empresa/as seleccionada/as deberán poder comprometerse en este acuerdo (LTA) por un período de tres años, con la opción de extenderse dos años más, y deberá/n tener disponibilidad para entregar los productos o servicios que les serán solicitados, siempre y cuando aparezcan en el listado de productos o servicios a ser solicitados por UNICEF u otra agencia de Naciones Unidas en Panamá.

Objetivos General y Especifico / Resultados esperados

Establecer un Acuerdo de Largo Plazo (LTA) con uno o varios proveedores que puedan ofrecer servicios de alimentos y bebidas (Catering Service) bajos condiciones competitivas, consistentes y de alta calidad.

Alcance de los Servicios

Los servicios requeridos incluyen, pero no se limitan a:

1. Preparación y suministro de alimentos (desayunos, almuerzos, cenas o refrigerios según demanda).

2. Servicio de bebidas (calientes y frías).

3. Opciones especiales (vegetariano, vegano, sin gluten, restricciones médicas, etc.).

4. Servicio en sitio/entregas externas/catering.

5. Gestión de logística y distribución.

6. Cumplimiento estricto de normas de higiene y seguridad alimentaria.

PRODUCTOS ESPERADOS

Adjunta lista de productos a cotizar (Anexo A)

REQUISITOS MÍNIMOS DE OPERACIÓN

• Certificaciones de las autoridades nacionales de manipulación de alimentos vigentes.

• Capacidad demostrada para atender eventos de gran audiencia.

• Procedimientos de control de calidad.

• Equipamiento adecuado para conservación, transporte y montaje.

CRITERIOS DE SELECCIÓN

Esta solicitud de propuesta solo es válida para proveedores locales o que tengan representación legal en Panamá.

•Empresa (persona jurídica) dedicada a proveer servicios de alimentación y bebidas en eventos con

a. Experiencia comprobada en al menos 5 eventos de gran audiencia (75 personas o más) – Presentar evidencia mediante fotografías, órdenes de compra, facturas o cartas de recomendación

b. Experiencia en la producción de alimentos tipo vegetarianos, y dietas con requisitos especiales (celiacos, diabéticos, veganos, entre otros)

c. Experiencia con manejo de alimentos según normas religiosas será valorado

d. Manejo de utensilios de material reutilizable y/o biodegradables (no uso de plásticos o foam)

e. Otros: sentido de responsabilidad y cumplimiento de fechas.

**La propuesta económica debe venir en un documento por separado de la propuesta técnica de acuerdo a los productos esperados (Anexo A).

Las propuestas serán valoradas según la siguiente tabla de evaluación:

Factor

Criterios de Evaluación

% (todos los pass/fail deben ser pass para continuar en el proceso)

Certificaciones de las autoridades nacionales de manipulación de alimentos vigentes 

Pass/fail

Certificado de registro público o pacto social   

Pass/fail

Aporta procedimientos de control de calidad 

1

Propuesta técnica y entendimiento del servicio. Evalúa claridad, pertinencia y coherencia de la propuesta frente al objetivo del LTA y el alcance solicitado.

•    Comprensión del objetivo y alcance del LTA (máx. 10 pts):

0 = no evidencia comprensión;

5 = parcial;

10 = clara y completa, alineada al requerimiento.

•    Metodología operativa y flujo de prestación del servicio (máx. 10 pts):

0 = no alineada/insuficiente;

5 = básica;

10 = detallada (pedido → producción → transporte → entrega → montaje/servicio → desmontaje → retroalimentación).

20

2   

Experiencia comprobada de la empresa

•    Presentar evidencia de al menos 5 eventos de gran audiencia (75 personas o más) mediante fotografías, órdenes de compra, facturas, formatos de evaluación o cartas de recomendación

10 = presenta evidencia;

5 = presenta evidencia parcial;

0 = no presenta).

•    Presentar propuestas de modelos de menú según los criterios establecidos en los productos cotizados

10 = menú presenta coherencia con criterios establecidos en productos cotizados;

5 = la presenta parcial;

0 = no presenta coherencia.

•    Opciones especiales (vegetariano, vegano, sin gluten, restricciones médicas) (máx. 5 pts):

0 = no cubre;

2.5 = parcial;

5 = completo con control de contaminación cruzada.

•    Logística y capacidad de servicio (máx. 5 pts):

0 = inadecuado;

2.5 = parcialmente adecuado;

5 = adecuado y evidenciado (flota con conservación térmica, menaje, personal, tiempos de respuesta).

Evidencia requerida (obligatoria): Catálogo de menús con fichas técnicas y declaración de alérgenos, plan de opciones especiales y segregación, inventario de recursos (cocinas certificadas, vehículos, equipos, personal), matriz de tiempos de respuesta.

30

4

Propuesta de montaje, empacado y planificación del evento

•    Presentar plano de montajes de buffet

5 = cumple;

0 = no.

•    Detallar tipo de materiales a utilizar (reutilizables o biodegradables y costo de reposición por pieza si lo hubiera) y presentar fotos de ejemplos.

5= cumple en presentar;

0 = no presenta.

•    Materiales presentados para utilización son reutilizables o biodegradables

5= cumple;

0 = no cumple.

•    Las empresas preseleccionadas (aquellas que lleguen a la fase técnica) deberán preparar una degustación de menú con el equipo de UNICEF, y representantes de otras agencias del SNU. 15

30

5

Oferta económica

20

Las propuestas técnicas que obtengan un mínimo de 56 puntos serán consideradas para la evaluación económica.

La evaluación financiera tiene una valoración de 20 puntos máximo y se calculará de la siguiente forma:

Puntaje por propuesta de precio = 

(Max. Puntaje para propuesta financiera × Costo más bajo propuesto) / Precio de la propuesta “X”

DURACIÓN ESTIMADA DEL ACUERDO

El acuerdo tendrá una duración de tres años a partir de la firma del contrato, con posibilidad de extenderse hasta un quinto año, basado en el desempeño del proveedor.

LUGAR DE TRABAJO

Ciudad de Panamá y sus perímetros.  La consultoría es para las oficinas de UNICEF y otras agencias del SNU en Panamá, y la persona jurídica puede ser local o internacional radicada en Panamá.

COSTOS DE PRODUCTOS Y CONDICIONES DE PAGO

Pagos contra entrega de producto(s) y a satisfacción del supervisor de UNICEF en Panamá o la agencia contratante. Para recibir el pago será necesaria la entrega de factura original de acuerdo con la normativa vigente de Panamá o del país donde se emita el documento.

Los pagos se acreditarán en la cuenta del proveedor después de entregada la factura a UNICEF en Panamá u otras agencias del SNU, de acuerdo con los términos y condiciones generales de pago de estas.

El pago al proveedor de acuerdo con el contrato estará sujeto al desempeño cabal y completo de las actividades y productos esperados en virtud del contrato a entera satisfacción de UNICEF en Panamá.

RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

El oferente será una persona jurídica y debe presentar una propuesta que contenga las evidencias de la experiencia y conocimientos técnicos para realizar la consultoría, así como una propuesta económica que incluya los costos por cada producto solicitado en el anexo A.  Las propuestas deben ser presentadas en español.  La propuesta técnica debe estar en archivo separado de la propuesta económica.  

Las propuestas y documentación requerida deberán ser enviadas al correo electrónico:  consultantpanama@unicef.org con referencia al número y nombre de la convocatoria a la cual está aplicando, antes de la fecha de cierre.  Para cualquier consulta, contactar a través de ese mismo correo electrónico.

Condiciones de la Contratación

a.   Los honorarios pactados deberán considerar cualquier gasto por desplazamientos a las zonas que se visiten, así como gastos de viaje durante la consultoría.

b.   También deberán incluir cualquier gasto por talleres, grupos focales, logística, convocatoria, alimentación, materiales y uso o alquiler de equipo necesario.

c.   No se reconocerán cargos adicionales por tasas impositivas u otros gravámenes, que se consideran incluidos en el precio ofrecido (todo incluido).

d.   La contratación será mediante Contrato por Prestación de Servicios Profesionales.

Prevención a la explotación y abuso sexual PSEA

La empresa consultora deberá adoptar todas las medidas necesarias para evitar que su personal, incluidos empleados o contratados, cometan actos de abuso o explotación sexual. Se prohíbe cualquier actividad sexual con menores de 18 años y la oferta o solicitud de favores sexuales a cambio de dinero, bienes o servicios.

La empresa seleccionada y todas las personas que conformen el equipo consultor deberán completar obligatoriamente los cursos Medidas especiales de protección contra la explotación y abuso sexual del Sistema de las Naciones Unidas (ONU) y Ética e Integridad disponibles en la plataforma Ágora de UNICEF, durante la primera semana posterior a la firma de la LTA contrato, y proveer el certificado.

2. REQUERIMIENTO

2.1 El propósito de esta solicitud de propuesta de servicios (“RFPS”, en sus siglas en inglés) es invitar a presentar propuestas para contratar a una empresa que se encargue del “Establecer un acuerdo de Largo Plazo (Long Term Agreement – LTA) para servicios de alimentos y bebidas.” en las condiciones que se detallan en los Términos de Referencia/Descripción del Trabajo, adjunto en el Anexo B

2.2 Este documento de Licitación RFPS será compuesto por lo siguiente:

· Este documento

· Los Términos y Condiciones Generales de Contratación (Servicios) del UNICEF, que figuran en el Anexo A

· Los Términos de Referencia/Descripción del Trabajo, adjunto en el Anexo B

· El template de registro de proveedor (MDM Vendor Template) como Anexo C

· Registro en linea en el UNGM - United Nations Global Market – link: https://www.ungm.org/Account/Registration

2.3 El presente Documento de Licitación RFPS es una invitación y no debe interpretarse como una oferta que pueda ser aceptada o interpretada con algunos derechos contractuales o legales. No conformará contrato, incluyendo un contrato de proceso u otro entendimiento o arreglo, entre el Proponente y UNICEF en relación con este Documento de Licitación RFPS y no habrá nada en este Documento de Licitación RFPS o en relación con el mismo que resulte en obligación alguna por parte de UNICEF, a menos que y hasta que se firme un contrato por UNICEF y la parte licitadora que resulte elegida.

 

PARTE II – PROCESO DE ENTREGA DE PROPUESTAS

1. Calendario de envío de propuestas

PROCESO CONTRACTUAL

El calendario de este proceso es como se indica a continuación:

· Fecha de publicación en sitio UNGM y por correo: 08.04.2026

· Fecha límite para periodo de preguntas y respuestas: 17.04.2026 antes de las 23.59 hora de Panamá pueden ser enviadas al correo consultantpanama@unicef.org

· Publicación de respuestas en UNGM: 20.04.2026

· Fecha de cierre / fecha límite para la presentación de la propuesta completa y final: 03.05.2026 antes de las 23:59 hora de Panamá.

· Fecha de apertura de propuesta: 04.05.2026

· Periodo de evaluación / revisión de las propuestas: 05.05.2026 al 15.05.2026 aproximadamente

· Aviso de adjudicación por correo y en UNGM: 18.05.2026 aproximadamente

· Periodo de preparación de contrato: del 19.05.2026 al 15.06.2026 aproximadamente

· Fecha estimada inicio de contrato: 01.07.2026 aproximadamente

1.1 Reconocimiento de entrega de Documento de Licitación.  Los Proponentes están requeridos a informar al UNICEF tan pronto posible a través del correo electrónico consultantpanama@unicef.org notificando que han recibido este Documento de Licitación.

1.2 Preguntas de los proponentes. Los Proponentes tienen que informar a UNICEF a través del correo electrónico consultantpanama@unicef.org si tienen cualquiera pregunta relacionada con este Documento de Licitación de referencia   LRPS-2026-9202352 Establecer un Acuerdo de Largo Plazo (Long Term Agreement – LTA) para servicios de alimentos y bebidas.

1.3 La fecha límite para recibir cualquier pregunta es 17 de abril de 2026 antes de las 23:59 Hora de PANAMÁ.

Los Proponentes deben presentar todas sus preguntas de la forma más clara y precisa posible.

Los Proponentes tienen que notificar inmediatamente a UNICEF por escrito si hay cualquier ambigüedad, error, omisión, discrepancia, inconsistencia u otro fallo en cualquier parte del Documento de Licitación, proporcionando completo detalle. Los Proponentes no se beneficiarán de tales ambigüedades, errores, omisiones, discrepancias, inconsistencias u otros fallos.

UNICEF recopilará las preguntas recibidas. UNICEF puede, a su discreción, copiar inmediatamente cualquier pregunta anónima y su respuesta a todos los postores invitados y/o publicarlos en el sitio web de UNICEF y/o responder a la pregunta en una conferencia. Después de la conferencia de licitación, un documento de preguntas y respuestas puede ser preparado y publicado en el sitio web de UNICEF.

1.4 Enmiendas al Documento de Licitación

En cualquier momento antes de la Fecha Límite de presentación, el UNICEF podrá, por cualquier razón, por iniciativa propia o en respuesta a una aclaración solicitada por un posible Proponente, modificar el Documento de Licitación. Si el documento de licitación estaba disponible públicamente en línea, las enmiendas también serán publicadas en línea. Además, todos los Proponentes potenciales que hayan recibido el Documento de Licitación directamente del UNICEF serán notificados por escrito de todas las enmiendas. A fin de ofrecer a los Proponentes un plazo razonable para tener en cuenta cualquier enmienda, UNICEF podrá, a su sola discreción, ampliar el plazo de presentación.

1.5 Fecha límite. El plazo para la presentación de ofertas es el siguiente:

Antes de las 23:59 Hora de Panama del día 03 de mayo de 2026. Exclusivamente a través del correo electrónico consultantpanama@unicef.org

Cualquier oferta recibida después de la fecha límite de presentación será rechazada.

Es sumamente importante que envíe su propuesta técnica y económica en correos separados. El título del correo debe comenzar con el número de referencia de esta RFP, es decir, LRPS-2026-9202352 más el nombre del servicio u oferta, ejemplo, Establecer un acuerdo de Largo Plazo (Long Term Agreement – LTA) para servicios de alimentos y bebidas - Propuesta técnica y otro con el Propuesta económica. Si no se cumple esta condición, la propuesta será rechazada.

1.6 Apertura de las ofertas.  Debido a la naturaleza de este RFPS, no habrá apertura pública de propuestas.